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Consejos sobre tu CV para trabajar como secretaria o asistente

Como mejorar tu cv como secretaria

Te traemos 6 consejos sobre cómo hacer que tu curriculum vitae destaque por encima de los aspirantes al puesto ofertado.

Echa la vista atrás

Recopila todas las tareas y responsabilidades que delegaron tus jefes en ti en cada uno de tus trabajos, todas esas tareas en las que has apoyado, o has llevado tú misma, a lo largo de tu carrera profesional.

Es hora de echar la vista atrás y detallar todo lo aprendido en tu CV.

  • ¿Has subido de puesto? Por ejemplo de junior a senior executive secretary
  • ¿Te han dado más responsabilidades en algún momento? ¿O a largo plazo?
  • ¿Te han cambiado a otro departamento donde también hayas ayudado?
  • ¿Asistes a más de un directivo?
  • ¿Has colaborado en algún proyecto o evento grande dentro de tu empresa?

El que hayas ido mejorando en tu puesto y hayas podido demostrar que eres polifacética se tiene que reflejar también en tu CV.

Prepara varios curriculums

Hay que ser prácticos y ahorrar tiempo. Lo más seguro es que eches el CV para varias ofertas de varios tipos de puesto de trabajo diferentes entre sí. Estate preparada para tener varios tipos de CV, donde en cada uno se destaque lo que quiera ver el personal de recursos humanos. Hoy en día podemos dar soporte en varios tipos de puestos:

  • Administrativa
  • Secretaria
  • Asistente de dirección
  • Office manager…

En cada uno de esos CV que prepares, debes de destacar lo que está más ligado al puesto de optas, tanto en formación, como las responsabilidades a lo largo de tu vida laboral.

  • ¿Qué responsabilidades has tenido que se pudieran llevar a cabo también en el puesto ofertado?
  • ¿Qué podrías aportar al puesto de lo aprendido en tus anteriores trabajos?
  • ¿Qué formación has recibido que puedas aplicar en este puesto?

Habla también sobre ti

Algunas veces destacar depende de una parte emocional de aquel que lee tu CV. Por ello te aconsejamos que incluyas un párrafo en el que hables sobre ti.

Qué objetivos has logrado, si has colaborado con alguna ONG, o algún hobbie que tengas, o si practicas algún deporte.

Se trata de captar la atención de aquel que debe de escoger un CV de entre los cientos que recibirá, y ésta puede ser una forma en la que conectes con la persona de recursos humanos.

eva-elijas

Haz un esquema, no una novela

La persona que lee los curriculum vitae solo tiene unos minutos por CV, incluso unos segundos, diría yo. Haz más fácil el que rápidamente llegue a la información más importante de tu CV.

Tu experiencia en el puesto al que aspiras, la formación que te capacita para ese trabajo…

Un buen ejemplo sería poner los años y los meses que has estado en cada empresa, en vez de que la persona tuviera que hacer cálculos.

  • Secretaria de dirección en XXXXXX
    • Del 2000 al 2010 – 10 años

Seamos realistas, la persona que lee el CV escanea, no lee. Pongámosle lo importante resaltado en negrita, porque irá saltando de texto en negrita a texto en negrita buscando alguna palabra clave. ¿a que por estar en negrita, has leído este párrafo entero?

Usa listados con las tareas hechas en cada trabajo, no describas al detalle cada responsabilidad. Debes de ser escueta en palabras, siempre que se entienda lo que quieras poner. Usa frases cortas y listados para que sea cuanto más legible, mejor.

Resume al máximo aquellos puestos de trabajo que no tengan que ver con el que quieres conseguir. El CV tiene que ser de una página, como mucho de dos páginas. Una amiga me presentó un CV de casi 4 páginas, ¡aquello sí que era una novela y no las de Ken Follet!

Escoge una plantilla llamativa

Ponte en el lugar de quien ve que le han llegado 200 curriculums. ¿Cómo puedes destacar sobre todos ellos? Escoge una plantilla llamativa para no ser uno más entre todo esa cantidad de CV.

Tiene que ser atractiva al ojo humano, con algún color llamativo, o una configuración del CV más atractiva que la del resto. Hay empresas que te dan las plantillas ya hechas, si careces de imaginación y te entra el pánico al ver una hoja en blanco, busca este tipo de empresas y sus plantillas te harán todo más fácil.

El poder de la imaginación

Este es uno de mis lemas en la vida, y que se puede aplicar a todo tipo de situaciones, como por ejemplo ésta.

CV-como-secretaria-de-direccion
ivan-bertolazzi

Da rienda suelta a la imaginación. Hace unos años vi que un chico que había estudiado marketing, hizo un video curriculum. Sí, has leído bien, un vídeo curriculum.

Y no solo en el formato fue novedoso, y creativo, sino también en la forma en la que se hablaba de él. Te lo dejo a continuación para que veas que hay muchas formas de destacar.

Y como siempre, si te ha gustado este post, no te olvides de darnos a like en nuestras redes sociales y compartirlo con aquella persona que está buscando trabajo en estos instantes.

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send2sign firma electrónica

como añadir Firma electrónica digital

send2sign añade la firma eletrónica en tu documento

Llevamos un mes en casa y el teletrabajo ha hecho que tengamos que buscar soluciones a nuevas funcionalidades que han ido surgiendo: nuevas formas de comunicarnos, de productividad, y nuevas aplicaciones.

 

Hoy os traigo una herramienta que me ha ayudado en estos días a gestionar las firmas electrónicas: send2sign

 

QUÉ ES send2sign

Sé que hay documentos que se necesitan con las firmas originales, sobre todo si es para elevarlos a público en una notaría o para algún registro, pero cada vez hay más tipos de documentación que podemos dejar firmada a través de la firma electrónica: albaranes, aprobaciones internas e incluso ya se aceptan legalmente las actas con firma electrónica.

 

send2sign nos ayuda enormemente a las asistentes a:

firma electronica send2sign

  • agilizar las firmas, ya que se puede utilizar tanto en ordenador, como en tablets o móviles.
  • ahorrar tiempo. Gracias a la agilidad de todo su proceso evito perder tiempo en imprimir papeles, firmarlos y luego archivarlos. Así puedo invertir todas esas horas en distintas tareas.
  • no malgastar tanto papel. Algo en lo que durante los últimos años me he vuelto más sensible. Cualquier herramienta que contribuya a no dañar más al medioambiente es siempre bienvenida.

Además de todo ello, es producto español. Cada día más, y de forma inconsciente, elijo la etiqueta “Made in Spain”. Ahora más que nunca, vamos a quedarnos en casa (en ambos sentidos).

 

CÓMO FUNCIONA

Tan sencillo como subir el documento que necesite ser firmado a la plataforma de send2sign, desde donde quieras. Sin necesidad de tener impresora a mano ni estar en la oficina. Posteriormente indicar las personas que lo tienen que firmar y seleccionar la posición donde desees ubicar su firma. Finalmente enviarlo y esperar la vuelta del documento ya firmado.

 

Como os he dicho, se puede acceder a la plataforma y firmar desde varios dispositivos:

  • Móvil o Tablet. ¿Cuántas veces has tenido que esperar a que tu manager haya vuelto de viaje para que firme la documentación pendiente? ¡Problema resuelto en unos segundos! Ahorrarás días que ya no pararán procesos.
  • Ordenador. Si tu manager está trabajando desde el portátil, podrá añadir en un par de clicks su firma y enviártelo de vuelta. Bueno, es más, te llega directamente una vez firmado.

 

La funcionalidad que más me ha gustado de send2sign es que puedes enviar el documento a todos los firmantes del mismo y escoger el orden de sus firmas, pudiendo hacer el seguimiento de su estado en todo momento.

send2sign firma digital firma eletrónica

Así como también puedes añadir en copia a más personas, a parte de los firmantes, que deban estar informados del documento, por ejemplo a las asistentes de los firmantes.

 

Al iniciar el proceso, tu misma puedes escoger quién tiene que recibir el documento firmado.

 

Otro aspecto que también me ha ayudado es que puedes hacer plantillas. Cuando lo necesites, solo tendrás que cambiar los destinatarios y automáticamente se enviará a los firmantes de la misma manera que configuraste la primera vez. Esta opción, que es perfecta para aprobaciones mensuales o trimestrales, ha sido todo un ahorro de tiempo para mi.

 

Aquí tenéis un video en el que se detalla un poco más su funcionamiento.

 

 

 

PRECIO

En cuestión de precio os aconsejo que os informéis directamente con ellos, pues os hacen un estudio personalizado y gratuito para vuestra empresa, ya que depende del número de firmantes y usuarios dados de alta en la plataforma. Las licencias se renuevan anualmente.

 

Yo los encontré a través de su Linkedin- Qualita Solutions & Consulting. Te contestan muy rápidamente y te ayudan también con alguna duda que te pueda surgir cuando lo empieces a utilizar. Os animo a probarlo, porque además tenéis la plataforma gratuita hasta el 30 de Abril para 5 usuarios.

 

Os dejo sus datos de contacto:

Qualita send2sign

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HelmsBriscoe

Hemsbriscoe eventos gratis

HelmsBriscoe

 

Hace unas semanas tuve la oportunidad de conocer a HelmsBriscoe, una empresa de eventos diferente a lo que estamos acostumbrados.

 

Es una empresa americana que te ayuda a encontrar el local ideal para tu evento a coste 0. Sí, has leído bien, sin coste alguno para tu empresa.

 

empresa eventos madridA nivel nacional e internacional

Ellos te aportan su experiencia sobre los espacios para eventos en diferentes ciudades españolas, y a nivel internacional en más de 150 países. Algo interesante si tu empresa debe realizar un evento fuera de España.

 

Espacio para tu evento y habitaciones de hotel

Si a parte de organizar el evento, necesitas tener una serie de habitaciones reservadas para aquellos que asistan desde otros sitios, ellos también te podrán ayudar. Te guiarán a la hora de escoger qué hoteles pueden adecuarse mejor a los invitados del evento.

 

Yendo de su mano, podrás acceder a espacios que, contactando por tu parte, igual es más difícil de poder obtener, o recibir los presupuestos con la misma rapidez.

 

Llevan más de 20 años ayudando a empresas a la organización de sus eventos, y conocen todas las cadenas de hoteles a nivel nacional e internacional (como por ejemplo: Four Seasons, Hilton, Marriot o Melia Hoteles).

 

Además te ayudarán a negociar los presupuestos, pues es un principal cliente para esos espacios que te ofrecerán.

 

Transparenciasala reunión hotel madrid

Te preguntarás cómo es su negocio. Ellos ya tienen estipulado una comisión con el sitio sobre el presupuesto, que te han enviado. Esto no eleva el coste de los presupuestos que os envíen.

 

De esta manera, el acuerdo que realizan con tu empresa, expresa concretamente que el servicio será ofrecido sin coste alguno.

 

Olalla Núñez (onunez@helmsbriscoe), Global Accounts Manager en HelmsBriscoe, me envió más detalles sobre su empresa

 

Los servicios de HelmsBriscoe:

 

  • Investigamos, evaluamos y os presentamos el lugar ideal para vuestros eventos basado en vuestras necesidades (objetivos, budget, ubicación, etc.).
  • Enviamos peticiones, las seleccionamos y organizamos la información para facilitaros la decisión.
  • Agendamos visitas de inspección a las que os podemos acompañar para daros soporte.
  • Negociamos precios y condiciones con los espacios. Os recomendamos estrategias y os asesoramos en el proceso de contratación para minimizar riesgos.

 

Los beneficios de trabajar con nosotros son:

 

  • Tarifas Preferentes – Como el mayor booker de contratación de habitaciones para grupos de  todas las principales marcas hoteleras, HelmsBriscoe recibe tarifas preferenciales y condiciones contractuales, que os trasladamos.
  • Rápidos Resultados y Opciones – Tenemos la capacidad de buscar múltiples hoteles en diferentes ciudades en muy poco tiempo, proporcionando una rápida respuesta con disponibilidad y precios.
  • Poder de Compra Global –  Olvidad  hacer conjeturas para seleccionar un hotel.  Nuestra base de datos  es actualizada constantemente incluyendo detallada información de cada propiedad, histórico de tarifas, y las experiencias de los clientes de más de 1.400 asociados en 55 países, ofreciendo la oportunidad de acceder a opiniones profesionales de primera mano en los más de 100 países donde HelmsBriscoe contrató hoteles este último año.
  • Trabajamos para vosotros – El servicio que ofrecemos es completamente gratuito para vosotros,  ya que somos compensados con un referal fee de colaboración por parte del hotel que seleccionéis sin que ello afecte al precio final que se os ofrece. Tampoco hay contrato a firmar con HelmsBriscoe. Para que el proceso sea totalmente transparente, el contrato lo hacéis directamente vosotros con el espacio que hayáis escogido.

 

Esperemos que este nuevo descubrimiento os ayude y no dudéis en contactar con Olalla (onunez@helmsbriscoe), para cualquier evento que tengáis este año.

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Excel, bloqueo flechas dirección en teclado

Excel truco desbloqueo flechas

Excel, bloqueo flechas dirección en teclado

 

En Excel, yo utilizo cada vez menos el ratón y más el teclado. Voy más rápido, o eso me lo parece a mí (jeje).

 

Algunas veces, cuando abro Excel, tengo bloqueadas las flechas de dirección del teclado y tengo que ir con el tabulador, o el ratón para desplazarme por el documento, lo que me ralentiza, y agota la paciencia…

 

La tecla que desbloquea las flechas está en la parte de al lado de todas las teclas F: es la de «Bloq Despl»

tecla desbloqueo flechas dirección excel

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Apóyate en otras asistentes

Apóyate en otras asistentes

Yo reconozco que tengo una personalidad con la que me olvido de pedir ayuda a alguien, no sé si porque soy muy independiente, o porque me considero autodidacta. Pero sé por seguro, que en un momento dado necesitaré apoyo.

 

Y me lo hizo ver mi jefe. En mis objetivos anuales, uno de ellos era que debía apoyarme en otras asistentes de la empresa, que no estaba sola, y que podía tirar de ellas. Y por supuesto, no se equivocaba.

comunidad asistentes secretarias

No hay que tener miedo, o no hay que olvidarse, como en mi caso, de coger el teléfono, y llamar a alguien para que te eche una mano, para que te dé esa solución a un problema, que igual él/ella sí ha tenido y lo ha resuelto de alguna forma. Por experiencia os digo que también es más rápido, en vez de estar estrujándote el coco para llegar a una solución.

 

Seguro que te acuerdas de aquella asistente que tiene más experiencia, o que intuyes que ha hecho el proceso mil vece. Te va a ayudar, que no te de reparo en llamarla, o enviarla un sencillo mail.

 

Porque mismamente ella/s también pueden más tarde necesitar tu ayuda. Y sobre todo porque así también se hace piña, y esa es la mejor sensación que podemos tener. Esa red de apoyo que podemos tener para no caer al vacío.

 

Y no solo dentro de la empresa, yo me he apoyado en otras asistentes de otras empresas. Para proveedores que utilizaban ellas, y yo no sabía ni por dónde empezar a buscar.

 

Y básicamente, esa es la red de apoyo que quería transmitir con este post. Que ni la comunicación, ni el apoyo sea solo de ida, sino que también sea de vuelta, para lo que necesitéis, podéis apoyaros en nuestra comunidad.

 

Todas las veces se llega más lejos con ayuda.

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Outlook truco formato en mail

Outlook truco formato

Hoy os traigo un pequeño truco de Outlook

 

Cuando te envían los mails

  • Desde alguna app movil
  • Desde algun email automático (los típicos de “non reply”…)

Se te va el formato a plain text.

 

Para que el cuerpo del email acepte otra vez:

  • Tu firma
  • Imágenes en el cuerpo
  • O tablas de excel en formato tabla y no texto

 

Debes de ir a Formato / HTML para que puedas volver a tener el formato “normal” de texto

 

Outlook formato html

 

¿Conoces algún otro truquillo de Outlook que usas habitualmente? ¡Déjanoslo por aquí abajo! o envianoslo por mail maria.garcia@somosasistentes.com

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Soft skills

Soft skills qué son

Soft skills

 

Hoy en día para las empresas ha habido un cambio en la búsqueda de personal. No solo buscan a alguien formado, sino a alguien que además posea lo que se llaman “soft skills” (o habilidades blandas).

 

¿Qué son las soft skills?

Son habilidades y competencias sociales que ayudan a no solo utilizar lo aprendido en formación, y anteriores experiencias laborales, sino a hacerlo también en equipo y transmitirlo.

  • Trabajar en equipo
  • Comunicarse
  • Motivación
  • Escucha activa
  • Dotes de liderazgo
  • Resolución de problemas
  • Planificación (tareas, proyectos…)
  • Psicología positiva

 

soft skills en asistentes de direcciónLas arriba mencionadas son, entre otras, habilidades que serán imprescindibles para cualquier puesto de trabajo. Para integrarte en el equipo o departamento y aportar valor al mismo. Y no solo lo intuíamos nosotras, también lo estuve hablando con Hayley Gyere, en nuestra entrevista hacer unos meses. Y estaba de acuerdo.

 

Creo que como asistente, debemos de dar a conocer estos valores, ya que creo que forman parte de nosotras al estar trabajando en nuestro puesto. Son habilidades que utilizamos cada día, y son nuestra mejor baza: Trabajamos con todo el equipo, directa o indirectamente. «Resolutiva» es nuestra palabra clave, tanto en el CV, como en el día a día. Y como dice un compañero, yo soy la que “les cuido” (supongo que quería decir escucha activa y atención en viaje 24horas 😉 ). Pensad en todas las que tenéis vosotras, y no dudéis en darlas a conocer en entrevistas de trabajo, o cuando sea hora de pedir un ascenso.

 

Un equilibrio entre tus habilidades técnicas, y tus soft skills será imprescindible para tener éxito en nuestra vida laboral.

 

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Nunca se sabe en qué vas a utilizar tu conocimiento

Tu conocimiento

Siempre he pensado que acabamos aprendiendo de todo lo que nos ha ido pasando, desde lo que creías que era nimio, hasta lo más importante que has vivido.

 

Seguro que si lo piensas, hay consejos que puedas dar, así como tácticas y manejos de herramientas que has utilizado, y experiencias que te han hecho tal como trabajas ahora.

 

Mi filosofía es aprender de todo lo que me ocurra, crea o no que me va a ayudar, eso nunca lo sabrás.

 

sabiduríaHay una película que define muy bien lo que quiero decir con ello. Es una película de hace varios años que se llama Slumdog Millionaire. Es la vida de un chico indio que gana el concurso «Who Wants to Be a Millionaire?» (en España se llamó 50×15, en el que si acertabas 15 preguntas que cada vez iban siendo más difíciles, ganabas 50 millones). Los organizadores del programa no llegan a creérselo, por ello lo retienen, y él debe de relatar todos los momentos de su vida en los que ha aprendido cada una de las respuestas de las 15 preguntas. Esta película refleja cómo es la cultura india a lo largo de todas las experiencias del chico, es una película de Bollywood. Os la recomiendo.

 

Con ello también quiero decir que no debemos de menospreciar puestos en el que hayamos estado, ya que seguro que nos ha dado algo que hemos ido utilizando posteriormente.

 

Puede ser que ese puesto en el que nos sintamos más realizadas es en el que estamos ahora (y si no lo estás, es tiempo de cambiar, porque ese puesto perfecto para nosotros existe), o es ese puesto en el que nos vemos a largo plazo, o es en el que vemos que podemos utilizar toda la formación que has recibido durante años que no quieres olvidar. Pero seguro que estás utilizando esas pequeñas cosas que has ido aprendiendo en los anteriores.

 

Os cuento un ejemplo de cuando fui teleoperadora, y tenía un guión para las llamadas, sí, como lo lees, tenía que decir una serie de preguntas o reglas para llegar a esa “calidad” que te dicen en las locuciones cuando llamas a alguna compañía. Y una regla era decir el nombre del cliente tres veces.

 

Pues esta táctica se me quedó grabada, y la utilizo muchas veces, porque hace que la gente se sienta especial. Es un método sencillo, para tú también destaques cuando necesitas que se queden con tu cara, o para cuando tú decides hacer una situación más cercana.

 

Hasta de las situaciones más tontas, o de esa actividad que piensas que estás perdiendo el tiempo haciéndola, seguro que de todas ellas hay algo que aprender.

 

«Nunca se sabe en qué vas a utilizar tu conocimiento. No deseches nada de lo que ves, aprendes, te enseñan. Aprende todo lo posible.» (Álvaro Neil, Biciblown minuto23).