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send2sign firma electrónica

como añadir Firma electrónica digital

send2sign añade la firma eletrónica en tu documento

Llevamos un mes en casa y el teletrabajo ha hecho que tengamos que buscar soluciones a nuevas funcionalidades que han ido surgiendo: nuevas formas de comunicarnos, de productividad, y nuevas aplicaciones.

 

Hoy os traigo una herramienta que me ha ayudado en estos días a gestionar las firmas electrónicas: send2sign

 

QUÉ ES send2sign

Sé que hay documentos que se necesitan con las firmas originales, sobre todo si es para elevarlos a público en una notaría o para algún registro, pero cada vez hay más tipos de documentación que podemos dejar firmada a través de la firma electrónica: albaranes, aprobaciones internas e incluso ya se aceptan legalmente las actas con firma electrónica.

 

send2sign nos ayuda enormemente a las asistentes a:

firma electronica send2sign

  • agilizar las firmas, ya que se puede utilizar tanto en ordenador, como en tablets o móviles.
  • ahorrar tiempo. Gracias a la agilidad de todo su proceso evito perder tiempo en imprimir papeles, firmarlos y luego archivarlos. Así puedo invertir todas esas horas en distintas tareas.
  • no malgastar tanto papel. Algo en lo que durante los últimos años me he vuelto más sensible. Cualquier herramienta que contribuya a no dañar más al medioambiente es siempre bienvenida.

Además de todo ello, es producto español. Cada día más, y de forma inconsciente, elijo la etiqueta “Made in Spain”. Ahora más que nunca, vamos a quedarnos en casa (en ambos sentidos).

 

CÓMO FUNCIONA

Tan sencillo como subir el documento que necesite ser firmado a la plataforma de send2sign, desde donde quieras. Sin necesidad de tener impresora a mano ni estar en la oficina. Posteriormente indicar las personas que lo tienen que firmar y seleccionar la posición donde desees ubicar su firma. Finalmente enviarlo y esperar la vuelta del documento ya firmado.

 

Como os he dicho, se puede acceder a la plataforma y firmar desde varios dispositivos:

  • Móvil o Tablet. ¿Cuántas veces has tenido que esperar a que tu manager haya vuelto de viaje para que firme la documentación pendiente? ¡Problema resuelto en unos segundos! Ahorrarás días que ya no pararán procesos.
  • Ordenador. Si tu manager está trabajando desde el portátil, podrá añadir en un par de clicks su firma y enviártelo de vuelta. Bueno, es más, te llega directamente una vez firmado.

 

La funcionalidad que más me ha gustado de send2sign es que puedes enviar el documento a todos los firmantes del mismo y escoger el orden de sus firmas, pudiendo hacer el seguimiento de su estado en todo momento.

send2sign firma digital firma eletrónica

Así como también puedes añadir en copia a más personas, a parte de los firmantes, que deban estar informados del documento, por ejemplo a las asistentes de los firmantes.

 

Al iniciar el proceso, tu misma puedes escoger quién tiene que recibir el documento firmado.

 

Otro aspecto que también me ha ayudado es que puedes hacer plantillas. Cuando lo necesites, solo tendrás que cambiar los destinatarios y automáticamente se enviará a los firmantes de la misma manera que configuraste la primera vez. Esta opción, que es perfecta para aprobaciones mensuales o trimestrales, ha sido todo un ahorro de tiempo para mi.

 

Aquí tenéis un video en el que se detalla un poco más su funcionamiento.

 

 

 

PRECIO

En cuestión de precio os aconsejo que os informéis directamente con ellos, pues os hacen un estudio personalizado y gratuito para vuestra empresa, ya que depende del número de firmantes y usuarios dados de alta en la plataforma. Las licencias se renuevan anualmente.

 

Yo los encontré a través de su Linkedin- Qualita Solutions & Consulting. Te contestan muy rápidamente y te ayudan también con alguna duda que te pueda surgir cuando lo empieces a utilizar. Os animo a probarlo, porque además tenéis la plataforma gratuita hasta el 30 de Abril para 5 usuarios.

 

Os dejo sus datos de contacto:

Qualita send2sign

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HelmsBriscoe

Hemsbriscoe eventos gratis

HelmsBriscoe

 

Hace unas semanas tuve la oportunidad de conocer a HelmsBriscoe, una empresa de eventos diferente a lo que estamos acostumbrados.

 

Es una empresa americana que te ayuda a encontrar el local ideal para tu evento a coste 0. Sí, has leído bien, sin coste alguno para tu empresa.

 

empresa eventos madridA nivel nacional e internacional

Ellos te aportan su experiencia sobre los espacios para eventos en diferentes ciudades españolas, y a nivel internacional en más de 150 países. Algo interesante si tu empresa debe realizar un evento fuera de España.

 

Espacio para tu evento y habitaciones de hotel

Si a parte de organizar el evento, necesitas tener una serie de habitaciones reservadas para aquellos que asistan desde otros sitios, ellos también te podrán ayudar. Te guiarán a la hora de escoger qué hoteles pueden adecuarse mejor a los invitados del evento.

 

Yendo de su mano, podrás acceder a espacios que, contactando por tu parte, igual es más difícil de poder obtener, o recibir los presupuestos con la misma rapidez.

 

Llevan más de 20 años ayudando a empresas a la organización de sus eventos, y conocen todas las cadenas de hoteles a nivel nacional e internacional (como por ejemplo: Four Seasons, Hilton, Marriot o Melia Hoteles).

 

Además te ayudarán a negociar los presupuestos, pues es un principal cliente para esos espacios que te ofrecerán.

 

Transparenciasala reunión hotel madrid

Te preguntarás cómo es su negocio. Ellos ya tienen estipulado una comisión con el sitio sobre el presupuesto, que te han enviado. Esto no eleva el coste de los presupuestos que os envíen.

 

De esta manera, el acuerdo que realizan con tu empresa, expresa concretamente que el servicio será ofrecido sin coste alguno.

 

Olalla Núñez (onunez@helmsbriscoe), Global Accounts Manager en HelmsBriscoe, me envió más detalles sobre su empresa

 

Los servicios de HelmsBriscoe:

 

  • Investigamos, evaluamos y os presentamos el lugar ideal para vuestros eventos basado en vuestras necesidades (objetivos, budget, ubicación, etc.).
  • Enviamos peticiones, las seleccionamos y organizamos la información para facilitaros la decisión.
  • Agendamos visitas de inspección a las que os podemos acompañar para daros soporte.
  • Negociamos precios y condiciones con los espacios. Os recomendamos estrategias y os asesoramos en el proceso de contratación para minimizar riesgos.

 

Los beneficios de trabajar con nosotros son:

 

  • Tarifas Preferentes – Como el mayor booker de contratación de habitaciones para grupos de  todas las principales marcas hoteleras, HelmsBriscoe recibe tarifas preferenciales y condiciones contractuales, que os trasladamos.
  • Rápidos Resultados y Opciones – Tenemos la capacidad de buscar múltiples hoteles en diferentes ciudades en muy poco tiempo, proporcionando una rápida respuesta con disponibilidad y precios.
  • Poder de Compra Global –  Olvidad  hacer conjeturas para seleccionar un hotel.  Nuestra base de datos  es actualizada constantemente incluyendo detallada información de cada propiedad, histórico de tarifas, y las experiencias de los clientes de más de 1.400 asociados en 55 países, ofreciendo la oportunidad de acceder a opiniones profesionales de primera mano en los más de 100 países donde HelmsBriscoe contrató hoteles este último año.
  • Trabajamos para vosotros – El servicio que ofrecemos es completamente gratuito para vosotros,  ya que somos compensados con un referal fee de colaboración por parte del hotel que seleccionéis sin que ello afecte al precio final que se os ofrece. Tampoco hay contrato a firmar con HelmsBriscoe. Para que el proceso sea totalmente transparente, el contrato lo hacéis directamente vosotros con el espacio que hayáis escogido.

 

Esperemos que este nuevo descubrimiento os ayude y no dudéis en contactar con Olalla (onunez@helmsbriscoe), para cualquier evento que tengáis este año.

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Apóyate en otras asistentes

Apóyate en otras asistentes

Yo reconozco que tengo una personalidad con la que me olvido de pedir ayuda a alguien, no sé si porque soy muy independiente, o porque me considero autodidacta. Pero sé por seguro, que en un momento dado necesitaré apoyo.

 

Y me lo hizo ver mi jefe. En mis objetivos anuales, uno de ellos era que debía apoyarme en otras asistentes de la empresa, que no estaba sola, y que podía tirar de ellas. Y por supuesto, no se equivocaba.

comunidad asistentes secretarias

No hay que tener miedo, o no hay que olvidarse, como en mi caso, de coger el teléfono, y llamar a alguien para que te eche una mano, para que te dé esa solución a un problema, que igual él/ella sí ha tenido y lo ha resuelto de alguna forma. Por experiencia os digo que también es más rápido, en vez de estar estrujándote el coco para llegar a una solución.

 

Seguro que te acuerdas de aquella asistente que tiene más experiencia, o que intuyes que ha hecho el proceso mil vece. Te va a ayudar, que no te de reparo en llamarla, o enviarla un sencillo mail.

 

Porque mismamente ella/s también pueden más tarde necesitar tu ayuda. Y sobre todo porque así también se hace piña, y esa es la mejor sensación que podemos tener. Esa red de apoyo que podemos tener para no caer al vacío.

 

Y no solo dentro de la empresa, yo me he apoyado en otras asistentes de otras empresas. Para proveedores que utilizaban ellas, y yo no sabía ni por dónde empezar a buscar.

 

Y básicamente, esa es la red de apoyo que quería transmitir con este post. Que ni la comunicación, ni el apoyo sea solo de ida, sino que también sea de vuelta, para lo que necesitéis, podéis apoyaros en nuestra comunidad.

 

Todas las veces se llega más lejos con ayuda.

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Outlook truco formato en mail

Outlook truco formato

Hoy os traigo un pequeño truco de Outlook

 

Cuando te envían los mails

  • Desde alguna app movil
  • Desde algun email automático (los típicos de “non reply”…)

Se te va el formato a plain text.

 

Para que el cuerpo del email acepte otra vez:

  • Tu firma
  • Imágenes en el cuerpo
  • O tablas de excel en formato tabla y no texto

 

Debes de ir a Formato / HTML para que puedas volver a tener el formato “normal” de texto

 

Outlook formato html

 

¿Conoces algún otro truquillo de Outlook que usas habitualmente? ¡Déjanoslo por aquí abajo! o envianoslo por mail maria.garcia@somosasistentes.com

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Soft skills

Soft skills qué son

Soft skills

 

Hoy en día para las empresas ha habido un cambio en la búsqueda de personal. No solo buscan a alguien formado, sino a alguien que además posea lo que se llaman “soft skills” (o habilidades blandas).

 

¿Qué son las soft skills?

Son habilidades y competencias sociales que ayudan a no solo utilizar lo aprendido en formación, y anteriores experiencias laborales, sino a hacerlo también en equipo y transmitirlo.

  • Trabajar en equipo
  • Comunicarse
  • Motivación
  • Escucha activa
  • Dotes de liderazgo
  • Resolución de problemas
  • Planificación (tareas, proyectos…)
  • Psicología positiva

 

soft skills en asistentes de direcciónLas arriba mencionadas son, entre otras, habilidades que serán imprescindibles para cualquier puesto de trabajo. Para integrarte en el equipo o departamento y aportar valor al mismo. Y no solo lo intuíamos nosotras, también lo estuve hablando con Hayley Gyere, en nuestra entrevista hacer unos meses. Y estaba de acuerdo.

 

Creo que como asistente, debemos de dar a conocer estos valores, ya que creo que forman parte de nosotras al estar trabajando en nuestro puesto. Son habilidades que utilizamos cada día, y son nuestra mejor baza: Trabajamos con todo el equipo, directa o indirectamente. «Resolutiva» es nuestra palabra clave, tanto en el CV, como en el día a día. Y como dice un compañero, yo soy la que “les cuido” (supongo que quería decir escucha activa y atención en viaje 24horas 😉 ). Pensad en todas las que tenéis vosotras, y no dudéis en darlas a conocer en entrevistas de trabajo, o cuando sea hora de pedir un ascenso.

 

Un equilibrio entre tus habilidades técnicas, y tus soft skills será imprescindible para tener éxito en nuestra vida laboral.

 

Si te ha gustado este post, no olvides compartirlo en redes.

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Nunca se sabe en qué vas a utilizar tu conocimiento

Tu conocimiento

Siempre he pensado que acabamos aprendiendo de todo lo que nos ha ido pasando, desde lo que creías que era nimio, hasta lo más importante que has vivido.

 

Seguro que si lo piensas, hay consejos que puedas dar, así como tácticas y manejos de herramientas que has utilizado, y experiencias que te han hecho tal como trabajas ahora.

 

Mi filosofía es aprender de todo lo que me ocurra, crea o no que me va a ayudar, eso nunca lo sabrás.

 

sabiduríaHay una película que define muy bien lo que quiero decir con ello. Es una película de hace varios años que se llama Slumdog Millionaire. Es la vida de un chico indio que gana el concurso «Who Wants to Be a Millionaire?» (en España se llamó 50×15, en el que si acertabas 15 preguntas que cada vez iban siendo más difíciles, ganabas 50 millones). Los organizadores del programa no llegan a creérselo, por ello lo retienen, y él debe de relatar todos los momentos de su vida en los que ha aprendido cada una de las respuestas de las 15 preguntas. Esta película refleja cómo es la cultura india a lo largo de todas las experiencias del chico, es una película de Bollywood. Os la recomiendo.

 

Con ello también quiero decir que no debemos de menospreciar puestos en el que hayamos estado, ya que seguro que nos ha dado algo que hemos ido utilizando posteriormente.

 

Puede ser que ese puesto en el que nos sintamos más realizadas es en el que estamos ahora (y si no lo estás, es tiempo de cambiar, porque ese puesto perfecto para nosotros existe), o es ese puesto en el que nos vemos a largo plazo, o es en el que vemos que podemos utilizar toda la formación que has recibido durante años que no quieres olvidar. Pero seguro que estás utilizando esas pequeñas cosas que has ido aprendiendo en los anteriores.

 

Os cuento un ejemplo de cuando fui teleoperadora, y tenía un guión para las llamadas, sí, como lo lees, tenía que decir una serie de preguntas o reglas para llegar a esa “calidad” que te dicen en las locuciones cuando llamas a alguna compañía. Y una regla era decir el nombre del cliente tres veces.

 

Pues esta táctica se me quedó grabada, y la utilizo muchas veces, porque hace que la gente se sienta especial. Es un método sencillo, para tú también destaques cuando necesitas que se queden con tu cara, o para cuando tú decides hacer una situación más cercana.

 

Hasta de las situaciones más tontas, o de esa actividad que piensas que estás perdiendo el tiempo haciéndola, seguro que de todas ellas hay algo que aprender.

 

«Nunca se sabe en qué vas a utilizar tu conocimiento. No deseches nada de lo que ves, aprendes, te enseñan. Aprende todo lo posible.» (Álvaro Neil, Biciblown minuto23).

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Programa para modificar PDF

PDF convertor modifcar

Programa para modificar pdf

Hoy os traemos esa herramienta imprescindible cuando necesitas trabajar mucho con pdf. Hay muchos programas similares, SmallPDF es solo un ejemplo de lo que podemos modificar los pdfs con todos ellos.

 

Qué es SmallPDF

Smallpdf es un programa para hacer todo tipo de cambios y conversiones de pdf a cualquier otro formato, sin perder, ni que se mueva ningún dato del documento.

¿Alguna vez te han pasado una presentación y necesitas añadir algo, pero está en pdf? Con este programa podrás pasarlo a Word, o Power Point, y añadir el texto que necesites. O cambiar alguna imagen que no cuadra en la presentación.

¿Necesitas añadir tu firma digital en un contrato? También tendrás la solución en Small PDF.

Sólo verás inconvenientes cuando el documento esté firmado y escaneado, pues te leerá todo como una imagen y no como texto.

SmallPDF programa modificar pdf

Funciones

En resumen, las funciones son las siguientes:

  • Comprimir PDF (cuando necesitas enviarlos por mail y pesan más de lo que admite tu correo)
  • Conversor de PDF a Word, Excel, Power Point…
  • Conversor a PDF, desde JPG…
  • Eliminar páginas de un PDF
  • Editar texto y otras formas, imágenes…
  • Proteger el PDF
  • Desbloquear el PDF
  • Añadir firmas

 

Precio

Tiene un periodo de prueba de 14 días por si quisieras probar las distintas funciones o alguna en concreto. Después serían 5€/mensuales.

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Teambuilding para empresas

Teambuilding para empresas

TEAMBUILDING PARA EMPRESAS

 

Desde hace unos años, las empresas se van enfocando cada vez más en fomentar el buen ambiente en la oficina y con ello la interacción entre compañeros. Algo principal a la hora de unir lazos entre departamentos o simplemente, mejorar la comunicación dentro de la empresa.

 

Una forma de llevarlo a cabo es la actividad de equipo o teambuilding.

 

¿QUÉ ES EL TEAMBUILDING?

Teambuilding empresas

 

El teambuilding suele ser un evento de un día o una tarde en el que participa toda la empresa, o si ésta es de gran envergadura, se podría realizar por departamentos.

 

La finalidad no es otra que la de conocerse fuera del ambiente rutinario de la oficina. Donde se pueda conocer al compañero, o a nuevos compañeros, de una forma más personal.

Suelen ser dinámicas de grupo motivacionales, con actitud positiva, donde se haga trabajo en equipo y la integración entre todos los participantes.

En verdad, es una tarde donde haces algo divertido entre todos.

 

IDEAS DE TEAMBUILDING

La variedad de tipos de actividades es infinita. Todo depende de las cualidades que desees desarrollar:

  • Creatividad
  • Ingenio
  • Deporte…

 

Y también de la cantidad de personas que asistan a ella:

 

  • Deporte: se puede hacer alguna carrera, incluso si os apuntáis a alguna solidaria que haya un día en concreto en vuestra ciudad. O mirar alguna empresa que lleve un espacio grande (que suelen estar a las afueras de la ciudad) en donde hacer diversos juegos o deportes (tiro con arco, paintball – bueno, esto no es un deporte- o alguna carrera de obstáculos). Algún partido de fútbol, baloncesto o cualquier otro deporte.

 

  • Lipdub: Actividad chula para empresas grandes, pues se trata de grabar un vídeo musical sincronizando pasos de baile con una canción (sencillos espero ).

 

 

  • teambuilding escape-roomEscape Room: El ingenio lo es todo en este juego, ¡me temo que ni la maña, ni la fuerza te van a ayudar! Debes de escapar con tu equipo de una habitación en la que estás encerrado superando pruebas de habilidad y lógica. En Madrid hay varias en las que juegan hasta 14 jugadores, u otras en las que se enfrentan dos equipos más pequeños. ¡Las risas están aseguradas!

 

  • Realidad virtual: hay empresas en las que debes de meterte de lleno en una partida y jugar con tu equipo para salvaros o escapar, según la misión que te toque. Aquí en Madrid tenemos Zero Latency, con sus zombies incluidos. Las partidas son de 5 jugadores.

 

  • Pintar cuadros: ¿y porqué no sacar al Velazquez o Dalí que lleváis dentro? Salir con Arte os puede ayudar con ello.

 

  • Teatro: Jamming es una compañía que hace de la improvisación todo un arte. Aquí no vale vergüenza alguna para subirse al escenario.

 

 

  • Y todas las demás ideas de planes que se os ocurran….. o para los que dé el presupuesto: viajes, escapadas, rutas…

 

Eso sí, tened en cuenta que deben de ser para todos los públicos, que la actividad sea divertida, y que no suponga mucho esfuerzo.

 

¿Lo hacéis en vuestra empresa? de lo contrario, es una buena iniciativa el dar a conocer esta técnica de «hacer piña» entre los compañeros.

 

Si la idea te ha servido de ayuda, ayúdanos a compartirlo en redes. Y cualquier idea es buena, leeremos los comentarios que nos enviéis.