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Soft skills

Soft skills qué son

Soft skills

 

Hoy en día para las empresas ha habido un cambio en la búsqueda de personal. No solo buscan a alguien formado, sino a alguien que además posea lo que se llaman “soft skills” (o habilidades blandas).

 

¿Qué son las soft skills?

Son habilidades y competencias sociales que ayudan a no solo utilizar lo aprendido en formación, y anteriores experiencias laborales, sino a hacerlo también en equipo y transmitirlo.

  • Trabajar en equipo
  • Comunicarse
  • Motivación
  • Escucha activa
  • Dotes de liderazgo
  • Resolución de problemas
  • Planificación (tareas, proyectos…)
  • Psicología positiva

 

soft skills en asistentes de direcciónLas arriba mencionadas son, entre otras, habilidades que serán imprescindibles para cualquier puesto de trabajo. Para integrarte en el equipo o departamento y aportar valor al mismo. Y no solo lo intuíamos nosotras, también lo estuve hablando con Hayley Gyere, en nuestra entrevista hacer unos meses. Y estaba de acuerdo.

 

Creo que como asistente, debemos de dar a conocer estos valores, ya que creo que forman parte de nosotras al estar trabajando en nuestro puesto. Son habilidades que utilizamos cada día, y son nuestra mejor baza: Trabajamos con todo el equipo, directa o indirectamente. «Resolutiva» es nuestra palabra clave, tanto en el CV, como en el día a día. Y como dice un compañero, yo soy la que “les cuido” (supongo que quería decir escucha activa y atención en viaje 24horas 😉 ). Pensad en todas las que tenéis vosotras, y no dudéis en darlas a conocer en entrevistas de trabajo, o cuando sea hora de pedir un ascenso.

 

Un equilibrio entre tus habilidades técnicas, y tus soft skills será imprescindible para tener éxito en nuestra vida laboral.

 

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Nunca se sabe en qué vas a utilizar tu conocimiento

Tu conocimiento

Siempre he pensado que acabamos aprendiendo de todo lo que nos ha ido pasando, desde lo que creías que era nimio, hasta lo más importante que has vivido.

 

Seguro que si lo piensas, hay consejos que puedas dar, así como tácticas y manejos de herramientas que has utilizado, y experiencias que te han hecho tal como trabajas ahora.

 

Mi filosofía es aprender de todo lo que me ocurra, crea o no que me va a ayudar, eso nunca lo sabrás.

 

sabiduríaHay una película que define muy bien lo que quiero decir con ello. Es una película de hace varios años que se llama Slumdog Millionaire. Es la vida de un chico indio que gana el concurso «Who Wants to Be a Millionaire?» (en España se llamó 50×15, en el que si acertabas 15 preguntas que cada vez iban siendo más difíciles, ganabas 50 millones). Los organizadores del programa no llegan a creérselo, por ello lo retienen, y él debe de relatar todos los momentos de su vida en los que ha aprendido cada una de las respuestas de las 15 preguntas. Esta película refleja cómo es la cultura india a lo largo de todas las experiencias del chico, es una película de Bollywood. Os la recomiendo.

 

Con ello también quiero decir que no debemos de menospreciar puestos en el que hayamos estado, ya que seguro que nos ha dado algo que hemos ido utilizando posteriormente.

 

Puede ser que ese puesto en el que nos sintamos más realizadas es en el que estamos ahora (y si no lo estás, es tiempo de cambiar, porque ese puesto perfecto para nosotros existe), o es ese puesto en el que nos vemos a largo plazo, o es en el que vemos que podemos utilizar toda la formación que has recibido durante años que no quieres olvidar. Pero seguro que estás utilizando esas pequeñas cosas que has ido aprendiendo en los anteriores.

 

Os cuento un ejemplo de cuando fui teleoperadora, y tenía un guión para las llamadas, sí, como lo lees, tenía que decir una serie de preguntas o reglas para llegar a esa “calidad” que te dicen en las locuciones cuando llamas a alguna compañía. Y una regla era decir el nombre del cliente tres veces.

 

Pues esta táctica se me quedó grabada, y la utilizo muchas veces, porque hace que la gente se sienta especial. Es un método sencillo, para tú también destaques cuando necesitas que se queden con tu cara, o para cuando tú decides hacer una situación más cercana.

 

Hasta de las situaciones más tontas, o de esa actividad que piensas que estás perdiendo el tiempo haciéndola, seguro que de todas ellas hay algo que aprender.

 

«Nunca se sabe en qué vas a utilizar tu conocimiento. No deseches nada de lo que ves, aprendes, te enseñan. Aprende todo lo posible.» (Álvaro Neil, Biciblown minuto23).

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Programa para modificar PDF

PDF convertor modifcar

Programa para modificar pdf

Hoy os traemos esa herramienta imprescindible cuando necesitas trabajar mucho con pdf. Hay muchos programas similares, SmallPDF es solo un ejemplo de lo que podemos modificar los pdfs con todos ellos.

 

Qué es SmallPDF

Smallpdf es un programa para hacer todo tipo de cambios y conversiones de pdf a cualquier otro formato, sin perder, ni que se mueva ningún dato del documento.

¿Alguna vez te han pasado una presentación y necesitas añadir algo, pero está en pdf? Con este programa podrás pasarlo a Word, o Power Point, y añadir el texto que necesites. O cambiar alguna imagen que no cuadra en la presentación.

¿Necesitas añadir tu firma digital en un contrato? También tendrás la solución en Small PDF.

Sólo verás inconvenientes cuando el documento esté firmado y escaneado, pues te leerá todo como una imagen y no como texto.

SmallPDF programa modificar pdf

Funciones

En resumen, las funciones son las siguientes:

  • Comprimir PDF (cuando necesitas enviarlos por mail y pesan más de lo que admite tu correo)
  • Conversor de PDF a Word, Excel, Power Point…
  • Conversor a PDF, desde JPG…
  • Eliminar páginas de un PDF
  • Editar texto y otras formas, imágenes…
  • Proteger el PDF
  • Desbloquear el PDF
  • Añadir firmas

 

Precio

Tiene un periodo de prueba de 14 días por si quisieras probar las distintas funciones o alguna en concreto. Después serían 5€/mensuales.

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Buyerpersona, qué es

Encuentra tu buyer persona

BUYERPERSONA

 

Una vez que hemos hecho nuestro DAFO, debemos de ver nuestro buyerpesona para saber a quién debemos dirigirnos para ofrecer nuestros servicios.

 

QUÉ ES UN BUYERPERSONA

 

Buyer persona, cliente idealEs el prototipo de tu cliente ideal, lo que definiremos con una serie de preguntas que nos haremos como:

  • Qué tipo de empresa es: grande, pyme, autónomo… No descartemos las grandes empresas, pues en Gran Bretaña hay asistentes virtuales para los CEO de multinacionales
  • Cómo es la empresa: online, tienda física
  • Servicios que venden: solo online, tienda física…
  • Dónde se encuentra esa empresa: imagina que está fuera de España y necesitan una ayuda en España, atención al cliente aquí. O está en España y necesita un punto de apoyo en otro país del que tú hablas esa legua
  • Dónde vende sus servicios o artículos.
  • Objetivos, igual necesitan a alguien porque van a expandirse…
  • Su cliente, dónde está, qué edad tiene…
  • Precio de sus servicios. O más o menos qué facturación puede tener.

 

Es una segmentación del mercado. Así nos enfocaremos en un sector, o tipo de empresa, con la que tengamos más posibilidades de trabajar.

 

 

DÓNDE ENCAJAN NUESTROS SERVICIOS

 

Antes de contactarles, debemos de saber todo de ellos, ver su web, ver los puntos débiles en los que los podemos ayudar. Y así ir con aquellos de nuestros servicios que mejor les vendrían. Tenemos que dar a conocer nuestras fortalezas para que sea más seguro que ocurra esa colaboración.

 

 

CÓMO SE LOS PUEDE LOCALIZAR

 

Una vez que sabemos más o menos los puntos del mail que les vamos a enviar, debemos de saber cómo localizarlos mejor. Si hacer una visita a la empresa, a través de un congreso al que vayan a ir en breve, o si por cabría la posibilidad de localizarlos por redes sociales.

 

 



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CÓMO PUEDEN LOCALIZARNOS A NOSOTRAS

 

No solo hay que estar activas y buscar activamente, sino que también necesitamos que se dirijan a nosotras.

Sin duda con inbound marketing, con un blog con palabras clave. O por redes sociales, donde deberemos de estar activas, y tener un perfil con todos los detalles para que puedan contactarnos rápidamente.

 

 

Este prototipo de cliente ideal irá cambiando según vayamos virando nuestros objetivos y nuestros servicios, por lo que volveremos a tener que rehacer el arquetipo cada cierto tiempo.

 

Vamos a hacer una prueba, métete en nuestro grupo de Facebook y dinos tu perfil, danos tu DAFO. Y los compis te podemos dar ideas de lo que puede ser tu Buyerpersona.

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Office, cómo guardar automáticamente un documento

Office como guardar un documento

Tutoriales programas del paquete Office,

Cómo guardar automáticamente cada minuto los cambios de un documento

Hay una de las funciones del paquete Office que cada vez que me instalan una versión nueva, o desde cero, la cambio de inmediato. Es la de guardar automáticamente los cambios del documento cada minuto.

 

Yo elijo un minuto, pero cada persona puede elegir el tiempo que prefiera. De esta forma el programa guardará todos los cambios realizados en ese documento cada minuto sin necesidad de tener que recordar que tenemos que guardar el documento de vez en cuando por si acaso ocurre alguna catástrofe…. Como cerrarlo sin guardar por despiste (o porque al final estamos siempre haciendo dos cosas a la vez 😉 ),  o porque hay un corte de luz.

 

Os dejo los pasos a seguir en las siguientes imágenes. Se encuentra en Opciones en todos los programas (Excel, Word… )

 

1 guardar automáticamente un documento

 

 

2 guardar automáticamente un documento

 

Si te ha gustado este tutorial, no te pierdas los subidos en las últimas semanas:

 

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¿Afecta tu lenguaje corporal a tu actitud?

¿Afecta tu lenguaje corporal a tu actitud?

 

Hoy os traigo un vídeo con el que nos daremos cuenta de que el lenguaje no verbal puede cambiar nuestra actitud.

 

Una de las asignaturas pendientes de los españoles es el cómo hablar en público. Y no me refiero sólo a alguien que se sube a un escenario delante de 200 personas (que pensándolo fríamente son 400 ojos mirándote), sino también a las situaciones a las que nos enfrentamos en el día a día frente a varias personas, o incluso delante de solo una persona importante (al menos en ese momento) para nosotros. Y eso hace que algunas veces nos hagamos pequeños antes de salir al estrado.

 

En mi opinión no hemos practicado ninguna de esas técnicas (tipo de presentación que debemos hacer, actitud, lenguaje no verbal) durante la etapa estudiantil, siendo clave para nuestra vida profesional.

 

Hay momentos en los que habiendo visto este vídeo, los hubiera enfrentado con menos nerviosismo.

 

No solo la actitud que llevemos es clave, sino también qué transmitamos con nuestro cuerpo.

 

Y lo más importante que comenta Amy Cuddy en su vídeo es que podemos controlar nuestras emociones (pensamientos, sensaciones…) según la postura que adoptemos minutos antes de esa situación.

 

El adoptar una postura de poder (que no dominante) durante unos minutos antes de entrar a la sala, hace que suba nuestra testosterona (hormona que regula la dominación) y bajará el nivel de cortisona (hormona del estrés).

Lo que nos llevará a estar más seguros de nosotros mismos, y llevar una actitud más positiva.

 

El vídeo es un poco largo, pero merece la pena verlo hasta el final.

 

Con subtítulos es español

 

O con subtítulos en inglés.

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Timeblocking, qué es y cómo hacerlo

Timeblocking cómo hacerlo

Timeblocking, qué es y cómo llevarlo a cabo

Te traemos una técnica donde esas listas interminables de tareas pendientes se organizarán de tal manera que nos ahorraremos tiempo. Y sobre todo, nos ahorraremos el estrés de ver una lista con la que no sabemos por dónde empezar.

 

Qué es el timeblocking

El Timeblocking es una técnica de productividad y gestión del tiempo. Se trata de hacer un horario con bloques, sí, como en el colegio, donde cada asignatura tenía sus horas asignadas a lo largo de la semana y eran inamovibles. Aquí nosotras seremos más flexibles, pero los principios básicos serán los mismos.

 

 

En qué consiste

Cada domingo, o lunes por la mañana, nos organizamos la semana, y esta semana probamos a hacerlo con esta técnica.

  • Recoge en una lista todas las tareas pendientes
  • Dale una duración determinada a cada una de ellas. Sé realista. No gastes más tiempo del necesario en cada una de ellas, sí que déjate unos minutos más por si te lleva más tiempo del esperado, pero no para que te sobre más de 15 minutos.
  • Dales una prioridad a cada tarea
  • Mira los plazos en los que debes realizarlas
  • Con ello, organiza los bloques en tu agenda según su duración y su prioridad, y sus plazos.

timeblocking, método, qué es

Esta técnica hace que rentabilices mejor el tiempo, que no te llegue la típica pregunta al ver las tareas pendientes de “¿Y ahora por dónde empiezo?”.

O de que, aunque lleves trabajando dos horas, te de la sensación de que no has hecho nada.

No te olvides de bloquear también los descansos. O los trayectos de casa a una reunión, para que así bloquees todo el tiempo necesario para esa reunión.

 



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Cómo llevarla a cabo

Puedes llevar todo en una agenda de papel, hay miles de modelos y cada uno de ellos seguro que te ayuda a realizar timeblocking.

O puedes utilizar Google calendar, con la que puedes realizar los bloques por horas, puedes hacer que se repitan los días que necesitas. También te deja añadir notas a cada uno de los bloques, donde puedes concretar las tareas que debes hacer en esas horas (presupuestos, responder mails…).

Los bloques los puedes mover según algún contratiempo, para más adelante en el día, o moverlos a otro diferente. Siempre sin procastinar demasiado…

Y lo mejor, puedes llevarla en el móvil siempre contigo e incluso compartirla con más personas (clientes, pareja…)

 

Te animo a que lo intentes por una semana, y veas después de esos días, si has mejorado en productividad con relación a otras semanas. ¡Y no olvides compaginarla con el método pomodoro que vimos hace unas semanas!

 

Te dejo a continuación un vídeo de Lucía Jimenez donde da una explicación más detallada de Timeblocking:

 

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Excel -Varios filtros en una hoja

Excel como tener varios filtros en una misma hoja

Filtros en una hoja– Excel

Como comentamos la semana pasada, queremos subir tutoriales sobre funciones útiles en el programa office.

Hay algunas veces que me he vuelto loca al tratar de añadir varios filtros en varias tablas en una misma hoja, pero era porque no estaba utilizando la función adecuada. Por error utilizaba la siguiente función, pero únicamente te deja utilizarla una vez en cada hoja.

1 Función filtro excel

 

FILTROS EN VARIAS TABLAS EN UNA MISMA HOJA

La función que debía de utilizar es la función de “Dar formato como tabla”.

Posicionándonos en la esquina superior de cada tabla, debemos de ir a “Dar formato como tabla” y utilizar una de ellas.

 

Excel varios filtros en una hoja 1

 

 

 

El programa te indicará las celdas que cree que son las que contiene la tabla entera. Si el rango no es correcto, cámbialo.

Excel varios filtros en una hoja 2

 

 

Excel varios filtros en una hoja 3

 

Podemos cambiar el formato creando un formato nuevo en “Nuevo estilo de tabla”, por si debemos de hacerlo con los colores corporativos de la empresa y con bordes diferentes a los formatos que vienen hechos por el programa.

 

Espero que os haya gustado el post, si queréis más posts como éste, comentádnoslo por redes o en los comentarios más abajo.

 



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