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send2sign firma electrónica

como añadir Firma electrónica digital

send2sign añade la firma eletrónica en tu documento

Llevamos un mes en casa y el teletrabajo ha hecho que tengamos que buscar soluciones a nuevas funcionalidades que han ido surgiendo: nuevas formas de comunicarnos, de productividad, y nuevas aplicaciones.

 

Hoy os traigo una herramienta que me ha ayudado en estos días a gestionar las firmas electrónicas: send2sign

 

QUÉ ES send2sign

Sé que hay documentos que se necesitan con las firmas originales, sobre todo si es para elevarlos a público en una notaría o para algún registro, pero cada vez hay más tipos de documentación que podemos dejar firmada a través de la firma electrónica: albaranes, aprobaciones internas e incluso ya se aceptan legalmente las actas con firma electrónica.

 

send2sign nos ayuda enormemente a las asistentes a:

firma electronica send2sign

  • agilizar las firmas, ya que se puede utilizar tanto en ordenador, como en tablets o móviles.
  • ahorrar tiempo. Gracias a la agilidad de todo su proceso evito perder tiempo en imprimir papeles, firmarlos y luego archivarlos. Así puedo invertir todas esas horas en distintas tareas.
  • no malgastar tanto papel. Algo en lo que durante los últimos años me he vuelto más sensible. Cualquier herramienta que contribuya a no dañar más al medioambiente es siempre bienvenida.

Además de todo ello, es producto español. Cada día más, y de forma inconsciente, elijo la etiqueta “Made in Spain”. Ahora más que nunca, vamos a quedarnos en casa (en ambos sentidos).

 

CÓMO FUNCIONA

Tan sencillo como subir el documento que necesite ser firmado a la plataforma de send2sign, desde donde quieras. Sin necesidad de tener impresora a mano ni estar en la oficina. Posteriormente indicar las personas que lo tienen que firmar y seleccionar la posición donde desees ubicar su firma. Finalmente enviarlo y esperar la vuelta del documento ya firmado.

 

Como os he dicho, se puede acceder a la plataforma y firmar desde varios dispositivos:

  • Móvil o Tablet. ¿Cuántas veces has tenido que esperar a que tu manager haya vuelto de viaje para que firme la documentación pendiente? ¡Problema resuelto en unos segundos! Ahorrarás días que ya no pararán procesos.
  • Ordenador. Si tu manager está trabajando desde el portátil, podrá añadir en un par de clicks su firma y enviártelo de vuelta. Bueno, es más, te llega directamente una vez firmado.

 

La funcionalidad que más me ha gustado de send2sign es que puedes enviar el documento a todos los firmantes del mismo y escoger el orden de sus firmas, pudiendo hacer el seguimiento de su estado en todo momento.

send2sign firma digital firma eletrónica

Así como también puedes añadir en copia a más personas, a parte de los firmantes, que deban estar informados del documento, por ejemplo a las asistentes de los firmantes.

 

Al iniciar el proceso, tu misma puedes escoger quién tiene que recibir el documento firmado.

 

Otro aspecto que también me ha ayudado es que puedes hacer plantillas. Cuando lo necesites, solo tendrás que cambiar los destinatarios y automáticamente se enviará a los firmantes de la misma manera que configuraste la primera vez. Esta opción, que es perfecta para aprobaciones mensuales o trimestrales, ha sido todo un ahorro de tiempo para mi.

 

Aquí tenéis un video en el que se detalla un poco más su funcionamiento.

 

 

 

PRECIO

En cuestión de precio os aconsejo que os informéis directamente con ellos, pues os hacen un estudio personalizado y gratuito para vuestra empresa, ya que depende del número de firmantes y usuarios dados de alta en la plataforma. Las licencias se renuevan anualmente.

 

Yo los encontré a través de su Linkedin- Qualita Solutions & Consulting. Te contestan muy rápidamente y te ayudan también con alguna duda que te pueda surgir cuando lo empieces a utilizar. Os animo a probarlo, porque además tenéis la plataforma gratuita hasta el 30 de Abril para 5 usuarios.

 

Os dejo sus datos de contacto:

Qualita send2sign

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Apóyate en otras asistentes

Apóyate en otras asistentes

Yo reconozco que tengo una personalidad con la que me olvido de pedir ayuda a alguien, no sé si porque soy muy independiente, o porque me considero autodidacta. Pero sé por seguro, que en un momento dado necesitaré apoyo.

 

Y me lo hizo ver mi jefe. En mis objetivos anuales, uno de ellos era que debía apoyarme en otras asistentes de la empresa, que no estaba sola, y que podía tirar de ellas. Y por supuesto, no se equivocaba.

comunidad asistentes secretarias

No hay que tener miedo, o no hay que olvidarse, como en mi caso, de coger el teléfono, y llamar a alguien para que te eche una mano, para que te dé esa solución a un problema, que igual él/ella sí ha tenido y lo ha resuelto de alguna forma. Por experiencia os digo que también es más rápido, en vez de estar estrujándote el coco para llegar a una solución.

 

Seguro que te acuerdas de aquella asistente que tiene más experiencia, o que intuyes que ha hecho el proceso mil vece. Te va a ayudar, que no te de reparo en llamarla, o enviarla un sencillo mail.

 

Porque mismamente ella/s también pueden más tarde necesitar tu ayuda. Y sobre todo porque así también se hace piña, y esa es la mejor sensación que podemos tener. Esa red de apoyo que podemos tener para no caer al vacío.

 

Y no solo dentro de la empresa, yo me he apoyado en otras asistentes de otras empresas. Para proveedores que utilizaban ellas, y yo no sabía ni por dónde empezar a buscar.

 

Y básicamente, esa es la red de apoyo que quería transmitir con este post. Que ni la comunicación, ni el apoyo sea solo de ida, sino que también sea de vuelta, para lo que necesitéis, podéis apoyaros en nuestra comunidad.

 

Todas las veces se llega más lejos con ayuda.

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Outlook truco formato en mail

Outlook truco formato

Hoy os traigo un pequeño truco de Outlook

 

Cuando te envían los mails

  • Desde alguna app movil
  • Desde algun email automático (los típicos de “non reply”…)

Se te va el formato a plain text.

 

Para que el cuerpo del email acepte otra vez:

  • Tu firma
  • Imágenes en el cuerpo
  • O tablas de excel en formato tabla y no texto

 

Debes de ir a Formato / HTML para que puedas volver a tener el formato “normal” de texto

 

Outlook formato html

 

¿Conoces algún otro truquillo de Outlook que usas habitualmente? ¡Déjanoslo por aquí abajo! o envianoslo por mail maria.garcia@somosasistentes.com

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Soft skills

Soft skills qué son

Soft skills

 

Hoy en día para las empresas ha habido un cambio en la búsqueda de personal. No solo buscan a alguien formado, sino a alguien que además posea lo que se llaman “soft skills” (o habilidades blandas).

 

¿Qué son las soft skills?

Son habilidades y competencias sociales que ayudan a no solo utilizar lo aprendido en formación, y anteriores experiencias laborales, sino a hacerlo también en equipo y transmitirlo.

  • Trabajar en equipo
  • Comunicarse
  • Motivación
  • Escucha activa
  • Dotes de liderazgo
  • Resolución de problemas
  • Planificación (tareas, proyectos…)
  • Psicología positiva

 

soft skills en asistentes de direcciónLas arriba mencionadas son, entre otras, habilidades que serán imprescindibles para cualquier puesto de trabajo. Para integrarte en el equipo o departamento y aportar valor al mismo. Y no solo lo intuíamos nosotras, también lo estuve hablando con Hayley Gyere, en nuestra entrevista hacer unos meses. Y estaba de acuerdo.

 

Creo que como asistente, debemos de dar a conocer estos valores, ya que creo que forman parte de nosotras al estar trabajando en nuestro puesto. Son habilidades que utilizamos cada día, y son nuestra mejor baza: Trabajamos con todo el equipo, directa o indirectamente. «Resolutiva» es nuestra palabra clave, tanto en el CV, como en el día a día. Y como dice un compañero, yo soy la que “les cuido” (supongo que quería decir escucha activa y atención en viaje 24horas 😉 ). Pensad en todas las que tenéis vosotras, y no dudéis en darlas a conocer en entrevistas de trabajo, o cuando sea hora de pedir un ascenso.

 

Un equilibrio entre tus habilidades técnicas, y tus soft skills será imprescindible para tener éxito en nuestra vida laboral.

 

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Buyerpersona, qué es

Encuentra tu buyer persona

BUYERPERSONA

 

Una vez que hemos hecho nuestro DAFO, debemos de ver nuestro buyerpesona para saber a quién debemos dirigirnos para ofrecer nuestros servicios.

 

QUÉ ES UN BUYERPERSONA

 

Buyer persona, cliente idealEs el prototipo de tu cliente ideal, lo que definiremos con una serie de preguntas que nos haremos como:

  • Qué tipo de empresa es: grande, pyme, autónomo… No descartemos las grandes empresas, pues en Gran Bretaña hay asistentes virtuales para los CEO de multinacionales
  • Cómo es la empresa: online, tienda física
  • Servicios que venden: solo online, tienda física…
  • Dónde se encuentra esa empresa: imagina que está fuera de España y necesitan una ayuda en España, atención al cliente aquí. O está en España y necesita un punto de apoyo en otro país del que tú hablas esa legua
  • Dónde vende sus servicios o artículos.
  • Objetivos, igual necesitan a alguien porque van a expandirse…
  • Su cliente, dónde está, qué edad tiene…
  • Precio de sus servicios. O más o menos qué facturación puede tener.

 

Es una segmentación del mercado. Así nos enfocaremos en un sector, o tipo de empresa, con la que tengamos más posibilidades de trabajar.

 

 

DÓNDE ENCAJAN NUESTROS SERVICIOS

 

Antes de contactarles, debemos de saber todo de ellos, ver su web, ver los puntos débiles en los que los podemos ayudar. Y así ir con aquellos de nuestros servicios que mejor les vendrían. Tenemos que dar a conocer nuestras fortalezas para que sea más seguro que ocurra esa colaboración.

 

 

CÓMO SE LOS PUEDE LOCALIZAR

 

Una vez que sabemos más o menos los puntos del mail que les vamos a enviar, debemos de saber cómo localizarlos mejor. Si hacer una visita a la empresa, a través de un congreso al que vayan a ir en breve, o si por cabría la posibilidad de localizarlos por redes sociales.

 

 



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CÓMO PUEDEN LOCALIZARNOS A NOSOTRAS

 

No solo hay que estar activas y buscar activamente, sino que también necesitamos que se dirijan a nosotras.

Sin duda con inbound marketing, con un blog con palabras clave. O por redes sociales, donde deberemos de estar activas, y tener un perfil con todos los detalles para que puedan contactarnos rápidamente.

 

 

Este prototipo de cliente ideal irá cambiando según vayamos virando nuestros objetivos y nuestros servicios, por lo que volveremos a tener que rehacer el arquetipo cada cierto tiempo.

 

Vamos a hacer una prueba, métete en nuestro grupo de Facebook y dinos tu perfil, danos tu DAFO. Y los compis te podemos dar ideas de lo que puede ser tu Buyerpersona.

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Office, cómo guardar automáticamente un documento

Office como guardar un documento

Tutoriales programas del paquete Office,

Cómo guardar automáticamente cada minuto los cambios de un documento

Hay una de las funciones del paquete Office que cada vez que me instalan una versión nueva, o desde cero, la cambio de inmediato. Es la de guardar automáticamente los cambios del documento cada minuto.

 

Yo elijo un minuto, pero cada persona puede elegir el tiempo que prefiera. De esta forma el programa guardará todos los cambios realizados en ese documento cada minuto sin necesidad de tener que recordar que tenemos que guardar el documento de vez en cuando por si acaso ocurre alguna catástrofe…. Como cerrarlo sin guardar por despiste (o porque al final estamos siempre haciendo dos cosas a la vez 😉 ),  o porque hay un corte de luz.

 

Os dejo los pasos a seguir en las siguientes imágenes. Se encuentra en Opciones en todos los programas (Excel, Word… )

 

1 guardar automáticamente un documento

 

 

2 guardar automáticamente un documento

 

Si te ha gustado este tutorial, no te pierdas los subidos en las últimas semanas:

 

¡Y no te olvides de darnos un like en redes si te ha gustado el post! 😉

 



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¿Afecta tu lenguaje corporal a tu actitud?

¿Afecta tu lenguaje corporal a tu actitud?

 

Hoy os traigo un vídeo con el que nos daremos cuenta de que el lenguaje no verbal puede cambiar nuestra actitud.

 

Una de las asignaturas pendientes de los españoles es el cómo hablar en público. Y no me refiero sólo a alguien que se sube a un escenario delante de 200 personas (que pensándolo fríamente son 400 ojos mirándote), sino también a las situaciones a las que nos enfrentamos en el día a día frente a varias personas, o incluso delante de solo una persona importante (al menos en ese momento) para nosotros. Y eso hace que algunas veces nos hagamos pequeños antes de salir al estrado.

 

En mi opinión no hemos practicado ninguna de esas técnicas (tipo de presentación que debemos hacer, actitud, lenguaje no verbal) durante la etapa estudiantil, siendo clave para nuestra vida profesional.

 

Hay momentos en los que habiendo visto este vídeo, los hubiera enfrentado con menos nerviosismo.

 

No solo la actitud que llevemos es clave, sino también qué transmitamos con nuestro cuerpo.

 

Y lo más importante que comenta Amy Cuddy en su vídeo es que podemos controlar nuestras emociones (pensamientos, sensaciones…) según la postura que adoptemos minutos antes de esa situación.

 

El adoptar una postura de poder (que no dominante) durante unos minutos antes de entrar a la sala, hace que suba nuestra testosterona (hormona que regula la dominación) y bajará el nivel de cortisona (hormona del estrés).

Lo que nos llevará a estar más seguros de nosotros mismos, y llevar una actitud más positiva.

 

El vídeo es un poco largo, pero merece la pena verlo hasta el final.

 

Con subtítulos es español

 

O con subtítulos en inglés.

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Timeblocking, qué es y cómo hacerlo

Timeblocking cómo hacerlo

Timeblocking, qué es y cómo llevarlo a cabo

Te traemos una técnica donde esas listas interminables de tareas pendientes se organizarán de tal manera que nos ahorraremos tiempo. Y sobre todo, nos ahorraremos el estrés de ver una lista con la que no sabemos por dónde empezar.

 

Qué es el timeblocking

El Timeblocking es una técnica de productividad y gestión del tiempo. Se trata de hacer un horario con bloques, sí, como en el colegio, donde cada asignatura tenía sus horas asignadas a lo largo de la semana y eran inamovibles. Aquí nosotras seremos más flexibles, pero los principios básicos serán los mismos.

 

 

En qué consiste

Cada domingo, o lunes por la mañana, nos organizamos la semana, y esta semana probamos a hacerlo con esta técnica.

  • Recoge en una lista todas las tareas pendientes
  • Dale una duración determinada a cada una de ellas. Sé realista. No gastes más tiempo del necesario en cada una de ellas, sí que déjate unos minutos más por si te lleva más tiempo del esperado, pero no para que te sobre más de 15 minutos.
  • Dales una prioridad a cada tarea
  • Mira los plazos en los que debes realizarlas
  • Con ello, organiza los bloques en tu agenda según su duración y su prioridad, y sus plazos.

timeblocking, método, qué es

Esta técnica hace que rentabilices mejor el tiempo, que no te llegue la típica pregunta al ver las tareas pendientes de “¿Y ahora por dónde empiezo?”.

O de que, aunque lleves trabajando dos horas, te de la sensación de que no has hecho nada.

No te olvides de bloquear también los descansos. O los trayectos de casa a una reunión, para que así bloquees todo el tiempo necesario para esa reunión.

 



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Cómo llevarla a cabo

Puedes llevar todo en una agenda de papel, hay miles de modelos y cada uno de ellos seguro que te ayuda a realizar timeblocking.

O puedes utilizar Google calendar, con la que puedes realizar los bloques por horas, puedes hacer que se repitan los días que necesitas. También te deja añadir notas a cada uno de los bloques, donde puedes concretar las tareas que debes hacer en esas horas (presupuestos, responder mails…).

Los bloques los puedes mover según algún contratiempo, para más adelante en el día, o moverlos a otro diferente. Siempre sin procastinar demasiado…

Y lo mejor, puedes llevarla en el móvil siempre contigo e incluso compartirla con más personas (clientes, pareja…)

 

Te animo a que lo intentes por una semana, y veas después de esos días, si has mejorado en productividad con relación a otras semanas. ¡Y no olvides compaginarla con el método pomodoro que vimos hace unas semanas!

 

Te dejo a continuación un vídeo de Lucía Jimenez donde da una explicación más detallada de Timeblocking:

 

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