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Consejos sobre tu CV para trabajar como secretaria o asistente

Como mejorar tu cv como secretaria

Te traemos 6 consejos sobre cómo hacer que tu curriculum vitae destaque por encima de los aspirantes al puesto ofertado.

Echa la vista atrás

Recopila todas las tareas y responsabilidades que delegaron tus jefes en ti en cada uno de tus trabajos, todas esas tareas en las que has apoyado, o has llevado tú misma, a lo largo de tu carrera profesional.

Es hora de echar la vista atrás y detallar todo lo aprendido en tu CV.

  • ¿Has subido de puesto? Por ejemplo de junior a senior executive secretary
  • ¿Te han dado más responsabilidades en algún momento? ¿O a largo plazo?
  • ¿Te han cambiado a otro departamento donde también hayas ayudado?
  • ¿Asistes a más de un directivo?
  • ¿Has colaborado en algún proyecto o evento grande dentro de tu empresa?

El que hayas ido mejorando en tu puesto y hayas podido demostrar que eres polifacética se tiene que reflejar también en tu CV.

Prepara varios curriculums

Hay que ser prácticos y ahorrar tiempo. Lo más seguro es que eches el CV para varias ofertas de varios tipos de puesto de trabajo diferentes entre sí. Estate preparada para tener varios tipos de CV, donde en cada uno se destaque lo que quiera ver el personal de recursos humanos. Hoy en día podemos dar soporte en varios tipos de puestos:

  • Administrativa
  • Secretaria
  • Asistente de dirección
  • Office manager…

En cada uno de esos CV que prepares, debes de destacar lo que está más ligado al puesto de optas, tanto en formación, como las responsabilidades a lo largo de tu vida laboral.

  • ¿Qué responsabilidades has tenido que se pudieran llevar a cabo también en el puesto ofertado?
  • ¿Qué podrías aportar al puesto de lo aprendido en tus anteriores trabajos?
  • ¿Qué formación has recibido que puedas aplicar en este puesto?

Habla también sobre ti

Algunas veces destacar depende de una parte emocional de aquel que lee tu CV. Por ello te aconsejamos que incluyas un párrafo en el que hables sobre ti.

Qué objetivos has logrado, si has colaborado con alguna ONG, o algún hobbie que tengas, o si practicas algún deporte.

Se trata de captar la atención de aquel que debe de escoger un CV de entre los cientos que recibirá, y ésta puede ser una forma en la que conectes con la persona de recursos humanos.

eva-elijas

Haz un esquema, no una novela

La persona que lee los curriculum vitae solo tiene unos minutos por CV, incluso unos segundos, diría yo. Haz más fácil el que rápidamente llegue a la información más importante de tu CV.

Tu experiencia en el puesto al que aspiras, la formación que te capacita para ese trabajo…

Un buen ejemplo sería poner los años y los meses que has estado en cada empresa, en vez de que la persona tuviera que hacer cálculos.

  • Secretaria de dirección en XXXXXX
    • Del 2000 al 2010 – 10 años

Seamos realistas, la persona que lee el CV escanea, no lee. Pongámosle lo importante resaltado en negrita, porque irá saltando de texto en negrita a texto en negrita buscando alguna palabra clave. ¿a que por estar en negrita, has leído este párrafo entero?

Usa listados con las tareas hechas en cada trabajo, no describas al detalle cada responsabilidad. Debes de ser escueta en palabras, siempre que se entienda lo que quieras poner. Usa frases cortas y listados para que sea cuanto más legible, mejor.

Resume al máximo aquellos puestos de trabajo que no tengan que ver con el que quieres conseguir. El CV tiene que ser de una página, como mucho de dos páginas. Una amiga me presentó un CV de casi 4 páginas, ¡aquello sí que era una novela y no las de Ken Follet!

Escoge una plantilla llamativa

Ponte en el lugar de quien ve que le han llegado 200 curriculums. ¿Cómo puedes destacar sobre todos ellos? Escoge una plantilla llamativa para no ser uno más entre todo esa cantidad de CV.

Tiene que ser atractiva al ojo humano, con algún color llamativo, o una configuración del CV más atractiva que la del resto. Hay empresas que te dan las plantillas ya hechas, si careces de imaginación y te entra el pánico al ver una hoja en blanco, busca este tipo de empresas y sus plantillas te harán todo más fácil.

El poder de la imaginación

Este es uno de mis lemas en la vida, y que se puede aplicar a todo tipo de situaciones, como por ejemplo ésta.

CV-como-secretaria-de-direccion
ivan-bertolazzi

Da rienda suelta a la imaginación. Hace unos años vi que un chico que había estudiado marketing, hizo un video curriculum. Sí, has leído bien, un vídeo curriculum.

Y no solo en el formato fue novedoso, y creativo, sino también en la forma en la que se hablaba de él. Te lo dejo a continuación para que veas que hay muchas formas de destacar.

Y como siempre, si te ha gustado este post, no te olvides de darnos a like en nuestras redes sociales y compartirlo con aquella persona que está buscando trabajo en estos instantes.

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send2sign firma electrónica

como añadir Firma electrónica digital

send2sign añade la firma eletrónica en tu documento

Llevamos un mes en casa y el teletrabajo ha hecho que tengamos que buscar soluciones a nuevas funcionalidades que han ido surgiendo: nuevas formas de comunicarnos, de productividad, y nuevas aplicaciones.

 

Hoy os traigo una herramienta que me ha ayudado en estos días a gestionar las firmas electrónicas: send2sign

 

QUÉ ES send2sign

Sé que hay documentos que se necesitan con las firmas originales, sobre todo si es para elevarlos a público en una notaría o para algún registro, pero cada vez hay más tipos de documentación que podemos dejar firmada a través de la firma electrónica: albaranes, aprobaciones internas e incluso ya se aceptan legalmente las actas con firma electrónica.

 

send2sign nos ayuda enormemente a las asistentes a:

firma electronica send2sign

  • agilizar las firmas, ya que se puede utilizar tanto en ordenador, como en tablets o móviles.
  • ahorrar tiempo. Gracias a la agilidad de todo su proceso evito perder tiempo en imprimir papeles, firmarlos y luego archivarlos. Así puedo invertir todas esas horas en distintas tareas.
  • no malgastar tanto papel. Algo en lo que durante los últimos años me he vuelto más sensible. Cualquier herramienta que contribuya a no dañar más al medioambiente es siempre bienvenida.

Además de todo ello, es producto español. Cada día más, y de forma inconsciente, elijo la etiqueta “Made in Spain”. Ahora más que nunca, vamos a quedarnos en casa (en ambos sentidos).

 

CÓMO FUNCIONA

Tan sencillo como subir el documento que necesite ser firmado a la plataforma de send2sign, desde donde quieras. Sin necesidad de tener impresora a mano ni estar en la oficina. Posteriormente indicar las personas que lo tienen que firmar y seleccionar la posición donde desees ubicar su firma. Finalmente enviarlo y esperar la vuelta del documento ya firmado.

 

Como os he dicho, se puede acceder a la plataforma y firmar desde varios dispositivos:

  • Móvil o Tablet. ¿Cuántas veces has tenido que esperar a que tu manager haya vuelto de viaje para que firme la documentación pendiente? ¡Problema resuelto en unos segundos! Ahorrarás días que ya no pararán procesos.
  • Ordenador. Si tu manager está trabajando desde el portátil, podrá añadir en un par de clicks su firma y enviártelo de vuelta. Bueno, es más, te llega directamente una vez firmado.

 

La funcionalidad que más me ha gustado de send2sign es que puedes enviar el documento a todos los firmantes del mismo y escoger el orden de sus firmas, pudiendo hacer el seguimiento de su estado en todo momento.

send2sign firma digital firma eletrónica

Así como también puedes añadir en copia a más personas, a parte de los firmantes, que deban estar informados del documento, por ejemplo a las asistentes de los firmantes.

 

Al iniciar el proceso, tu misma puedes escoger quién tiene que recibir el documento firmado.

 

Otro aspecto que también me ha ayudado es que puedes hacer plantillas. Cuando lo necesites, solo tendrás que cambiar los destinatarios y automáticamente se enviará a los firmantes de la misma manera que configuraste la primera vez. Esta opción, que es perfecta para aprobaciones mensuales o trimestrales, ha sido todo un ahorro de tiempo para mi.

 

Aquí tenéis un video en el que se detalla un poco más su funcionamiento.

 

 

 

PRECIO

En cuestión de precio os aconsejo que os informéis directamente con ellos, pues os hacen un estudio personalizado y gratuito para vuestra empresa, ya que depende del número de firmantes y usuarios dados de alta en la plataforma. Las licencias se renuevan anualmente.

 

Yo los encontré a través de su Linkedin- Qualita Solutions & Consulting. Te contestan muy rápidamente y te ayudan también con alguna duda que te pueda surgir cuando lo empieces a utilizar. Os animo a probarlo, porque además tenéis la plataforma gratuita hasta el 30 de Abril para 5 usuarios.

 

Os dejo sus datos de contacto:

Qualita send2sign

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Excel, bloqueo flechas dirección en teclado

Excel truco desbloqueo flechas

Excel, bloqueo flechas dirección en teclado

 

En Excel, yo utilizo cada vez menos el ratón y más el teclado. Voy más rápido, o eso me lo parece a mí (jeje).

 

Algunas veces, cuando abro Excel, tengo bloqueadas las flechas de dirección del teclado y tengo que ir con el tabulador, o el ratón para desplazarme por el documento, lo que me ralentiza, y agota la paciencia…

 

La tecla que desbloquea las flechas está en la parte de al lado de todas las teclas F: es la de «Bloq Despl»

tecla desbloqueo flechas dirección excel

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Outlook truco formato en mail

Outlook truco formato

Hoy os traigo un pequeño truco de Outlook

 

Cuando te envían los mails

  • Desde alguna app movil
  • Desde algun email automático (los típicos de “non reply”…)

Se te va el formato a plain text.

 

Para que el cuerpo del email acepte otra vez:

  • Tu firma
  • Imágenes en el cuerpo
  • O tablas de excel en formato tabla y no texto

 

Debes de ir a Formato / HTML para que puedas volver a tener el formato “normal” de texto

 

Outlook formato html

 

¿Conoces algún otro truquillo de Outlook que usas habitualmente? ¡Déjanoslo por aquí abajo! o envianoslo por mail maria.garcia@somosasistentes.com

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Programa para modificar PDF

PDF convertor modifcar

Programa para modificar pdf

Hoy os traemos esa herramienta imprescindible cuando necesitas trabajar mucho con pdf. Hay muchos programas similares, SmallPDF es solo un ejemplo de lo que podemos modificar los pdfs con todos ellos.

 

Qué es SmallPDF

Smallpdf es un programa para hacer todo tipo de cambios y conversiones de pdf a cualquier otro formato, sin perder, ni que se mueva ningún dato del documento.

¿Alguna vez te han pasado una presentación y necesitas añadir algo, pero está en pdf? Con este programa podrás pasarlo a Word, o Power Point, y añadir el texto que necesites. O cambiar alguna imagen que no cuadra en la presentación.

¿Necesitas añadir tu firma digital en un contrato? También tendrás la solución en Small PDF.

Sólo verás inconvenientes cuando el documento esté firmado y escaneado, pues te leerá todo como una imagen y no como texto.

SmallPDF programa modificar pdf

Funciones

En resumen, las funciones son las siguientes:

  • Comprimir PDF (cuando necesitas enviarlos por mail y pesan más de lo que admite tu correo)
  • Conversor de PDF a Word, Excel, Power Point…
  • Conversor a PDF, desde JPG…
  • Eliminar páginas de un PDF
  • Editar texto y otras formas, imágenes…
  • Proteger el PDF
  • Desbloquear el PDF
  • Añadir firmas

 

Precio

Tiene un periodo de prueba de 14 días por si quisieras probar las distintas funciones o alguna en concreto. Después serían 5€/mensuales.

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Office, cómo guardar automáticamente un documento

Office como guardar un documento

Tutoriales programas del paquete Office,

Cómo guardar automáticamente cada minuto los cambios de un documento

Hay una de las funciones del paquete Office que cada vez que me instalan una versión nueva, o desde cero, la cambio de inmediato. Es la de guardar automáticamente los cambios del documento cada minuto.

 

Yo elijo un minuto, pero cada persona puede elegir el tiempo que prefiera. De esta forma el programa guardará todos los cambios realizados en ese documento cada minuto sin necesidad de tener que recordar que tenemos que guardar el documento de vez en cuando por si acaso ocurre alguna catástrofe…. Como cerrarlo sin guardar por despiste (o porque al final estamos siempre haciendo dos cosas a la vez 😉 ),  o porque hay un corte de luz.

 

Os dejo los pasos a seguir en las siguientes imágenes. Se encuentra en Opciones en todos los programas (Excel, Word… )

 

1 guardar automáticamente un documento

 

 

2 guardar automáticamente un documento

 

Si te ha gustado este tutorial, no te pierdas los subidos en las últimas semanas:

 

¡Y no te olvides de darnos un like en redes si te ha gustado el post! 😉

 



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Timeblocking, qué es y cómo hacerlo

Timeblocking cómo hacerlo

Timeblocking, qué es y cómo llevarlo a cabo

Te traemos una técnica donde esas listas interminables de tareas pendientes se organizarán de tal manera que nos ahorraremos tiempo. Y sobre todo, nos ahorraremos el estrés de ver una lista con la que no sabemos por dónde empezar.

 

Qué es el timeblocking

El Timeblocking es una técnica de productividad y gestión del tiempo. Se trata de hacer un horario con bloques, sí, como en el colegio, donde cada asignatura tenía sus horas asignadas a lo largo de la semana y eran inamovibles. Aquí nosotras seremos más flexibles, pero los principios básicos serán los mismos.

 

 

En qué consiste

Cada domingo, o lunes por la mañana, nos organizamos la semana, y esta semana probamos a hacerlo con esta técnica.

  • Recoge en una lista todas las tareas pendientes
  • Dale una duración determinada a cada una de ellas. Sé realista. No gastes más tiempo del necesario en cada una de ellas, sí que déjate unos minutos más por si te lleva más tiempo del esperado, pero no para que te sobre más de 15 minutos.
  • Dales una prioridad a cada tarea
  • Mira los plazos en los que debes realizarlas
  • Con ello, organiza los bloques en tu agenda según su duración y su prioridad, y sus plazos.

timeblocking, método, qué es

Esta técnica hace que rentabilices mejor el tiempo, que no te llegue la típica pregunta al ver las tareas pendientes de “¿Y ahora por dónde empiezo?”.

O de que, aunque lleves trabajando dos horas, te de la sensación de que no has hecho nada.

No te olvides de bloquear también los descansos. O los trayectos de casa a una reunión, para que así bloquees todo el tiempo necesario para esa reunión.

 



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Cómo llevarla a cabo

Puedes llevar todo en una agenda de papel, hay miles de modelos y cada uno de ellos seguro que te ayuda a realizar timeblocking.

O puedes utilizar Google calendar, con la que puedes realizar los bloques por horas, puedes hacer que se repitan los días que necesitas. También te deja añadir notas a cada uno de los bloques, donde puedes concretar las tareas que debes hacer en esas horas (presupuestos, responder mails…).

Los bloques los puedes mover según algún contratiempo, para más adelante en el día, o moverlos a otro diferente. Siempre sin procastinar demasiado…

Y lo mejor, puedes llevarla en el móvil siempre contigo e incluso compartirla con más personas (clientes, pareja…)

 

Te animo a que lo intentes por una semana, y veas después de esos días, si has mejorado en productividad con relación a otras semanas. ¡Y no olvides compaginarla con el método pomodoro que vimos hace unas semanas!

 

Te dejo a continuación un vídeo de Lucía Jimenez donde da una explicación más detallada de Timeblocking:

 

Si te ha gustado el post, no olvides darnos un “like” en redes, o compartirlo.

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Tarjeta de crédito virtual

app tarjeta credito virtual.

Tarjeta de crédito virtual

 

Hace unos meses, una compañera me habló de una app con la que puedes crear una tarjeta virtual. Y no sólo para pagos virtuales, sino para todo tipo de pagos en establecimientos que tengan pago por wireless. Me pareció muy útil para ciertas situaciones en las que algunas veces sólo tenemos una tarjeta por departamento.

 

APP PARA CREAR TARJETAS VIRTUALES – ¿QUÉ ES?

Conferma es una aplicación donde tus compañeros pueden recibir números de tarjetas virtuales con el crédito para ese viaje que van a hacer, y con un tiempo limitado, si quieres establecerlo.

 

 

 

PARA QUÉ SIRVE

  • Para que tus compañeros no tengan que anticipar pagos en los viajes

Con estas tarjetas virtuales pueden pagar con su móvil en todos los datafonos que tenga wireless. Lo que facilita que no tengan que esperar unas semanas a que nos pasen los gastos y se los devuelvan a sus cuentas. Más si van a ciudades donde los hoteles normalmente cuestan más de 200€ la noche. Además puedes recargar el crédito que quieras en cada una de las tarjetas que crees. Esto vendrá bien cuando necesiten ir a congresos fuera de la ciudad.

  • Para usarla cuando llegue la nueva regulación europea PSD2 sobre pagos online

En Septiembre entra una regulación a nivel Europeo por la cual se llevarán a cabo de una manera más segura todos los pagos digitales. Esta nueva ley se llama Directiva PSD2 de servicios de pago (Payment Services Directive 2). Con ella el usuario tendrá que aportar cierta información en cada pago online que realice (dependiendo del banco y del coste de la compra). La información a aportar será:

  • Algo que el titular posea: ejemplo el número de la tarjeta
  • Algo que solo conoce el titular: código recibido en el móvil o palabra clave
  • O algo que demuestre que esa persona está haciendo el pago, como es la huella dactilar

Con la tarjeta virtual podrías realizar pagos cuando tu manager esté de viaje y no tengas que llamarle en ningún momento para que te dé el código que le envíen por mensaje.

 

  • Para ocasiones en las que no quieras dar la tarjeta

Algunas veces te piden la tarjeta como garantía, y la tienes que dar por teléfono, o email, sin saber a quién se la estás dando.

Tampoco sabes en qué base de datos se va a quedar ese número de tarjeta de crédito.

De esta forma puedes dar un número de una tarjeta que tenga el crédito que se va a gastar en ese establecimiento.

 

  • Con tu cliente si eres asistente virtual

¿Y por qué no? si seres asistente virtual y sueles organizar los viajes de tus clientes, o realizas cualquier otro pago. Quizás al principio de empezar a trabajar con tu cliente es reticente a darte la tarjeta por cualquier razón, puedes sugerirle que tiene esta opción

 

CÓMO SE UTILIZA

Aunque en otros departamentos la utilizan, yo todavía no la he utilizado. Así que os dejo un vídeo que tienen en su canal de Youtube para que veáis cómo se utiliza.

 

El vídeo es sobre Aurelie que comenta donde se puede realizar los pagos, y donde no ha podido, como en el metro de París.

 

 

¿Habéis utilizado esta app o algún otro tipo de app con la que crear una tarjeta virtual?

 



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